Het horecapersoneel is op... wat nu?

Ben jij ook voortdurend op zoek naar helpende handen? Het grote personeelstekort dwingt horecawerkgevers om hun werkwijze te evalueren. Ze bekijken hoe ze anders kunnen werken i.p.v. steeds maar harder te werken. Ze zoeken manieren om creativiteit en efficiëntie hand in hand te laten gaan. Dat is ook de focus tijdens onze professionele bijscholingen. Onze trainers delen regelmatig tips om jobs meer betekenis te geven en ademruimte voor iedereen te creëren. Eén magische toverspreuk is er niet, maar de ideeën in dit artikel maken wel een verschil.

We bundelen onze tips in 14 vragen die horecawerkgevers zich (zouden moeten) stellen. Alleen al door over die vragen na te denken, zet je stappen richting een efficiëntere werking. Bekijk wat past binnen jouw mogelijkheden en jouw concept. En dan: actie!

14 vragen die horecawerkgevers zich (zouden moeten) stellen

Dit artikel kwam tot stand met de inhoudelijke bijdragen van onze trainers, consultants en ervaren horecaondernemers. Met expliciete dank aan Guido Francque, Kevin Strubbe en Céline Adyns.

1. Kan ik mijn kaart beperken?

Minder gerechten, meer voordelen. Je kaart (tijdelijk) vereenvoudigen is een effectieve tijdsbesparing in keuken en zaal, zeker op drukke zomerdagen. Via de Menu Engineering-methode ontdek je welke gerechten 'winnaars', 'verliezers', 'hardlopers' en 'slapers' zijn. Dat helpt om pijnloos de gerechten te schrappen waar je eigenlijk te veel tijd insteekt en geen winst uithaalt. Ook de klant wint, want minder keuze is minder keuzestress!

‘Kill your darlings’ dus. En dat heeft nog voordelen: je gooit minder weg, je stockbeheer wordt makkelijker, de aankoop gaat vlotter. Wat we dan verstaan onder een 'kleine kaart'? Dat verschilt naargelang het type zaak. Ultra kleine kaarten bestaan uit amper 5 voorgerechten, 5 hoofdgerechten en 3 desserten die bij voorkeur wisselen met de seizoenen.

2. Wat doen we zelf, wat besteden we uit?

Je aardappelen worden misschien al voorgesneden geleverd? Super! Maar wat met bijvoorbeeld wortelen, uien, look, bloemkool, asperges, peterselie, …? Met de nieuwste (vacuüm)technieken blijft de kwaliteit en versheid goed bewaard. In aankoop zijn deze voorverpakte producten wat duurder, maar uiteindelijk komt het goedkoper uit. De tijd die je bespaart op het wassen, schillen, snijden, ... is onbetaalbaar. ‘Uitbesteden’ heeft nog vaak een negatieve bijklank. Alsof het een aanval op het vakmanschap is. Maar is dat wel zo? Sinds wanneer is het pellen van look een kookkunst?

Nooit meer zelf een groente schillen? Zeker niet. Wel stilstaan bij de keuzes die je maakt, bij elke bereiding opnieuw. Kan je een product voorverpakt aankopen zonder dat je gerecht kwaliteit en smaak verliest? Waarom zou je het dan niet doen? Alle groothandels bieden prepared voeding aan, dus het kàn. Nog interessanter is om samen te werken met lokale kleinhandelaars. Jij bepaalt hoever je daarin gaat. Waarom de ambachtelijke slager bij jou om de hoek niet vragen om jouw stoofvleesreceptuur te bereiden en (eventueel louter het basisrecept) vacuüm te leveren? De chef creëert (mee) het recept, maar hoeft niet telkens opnieuw uren en uren diezelfde bereiding maken.

De meeste kleinhandelaars staan open voor doorgedreven afspraken rond kwaliteit (bv. biologisch), voorbereidingen (schillen, kuisen, snijden,…), hoeveelheden en portioneren, allergenen (bv. rekening houden met intoleranties), logistiek (leveringsafspraken), enz. Extra tip: speel die samenwerking uit naar jouw community en die van de handelaar. Zo worden zijn klanten de jouwe, en omgekeerd. Sommige horecazaken werken ook onderling samen. Een brasserie die de aperitief in prebatch laat maken door de cocktailbar wat verderop? Da's nog niet zo'n slecht idee.

3. Welke handelingen op het bord zijn overbodig?

Een mooi gedresseerd bord verrast, ongetwijfeld! Maar soms kruipt er zoveel tijd in het maken van een espuma, terwijl het misschien wel robuuster kan. Stel jezelf daarom de vraag: wat is overbodig? Drie handelingen per medewerker is ideaal om soepel te werken. Vanaf de vierde handeling is er een tweede persoon nodig. Of het eten staat koud te worden op de pas. Wat heeft dus een meerwaarde bij een gerecht, wat eigenlijk niet? Door te schrappen, win je kostbare minuten.

4. Welke producten hebben minder bewerking nodig?

Minder versnijden, meer tonen! Want mensen zien graag wat ze eten. Serveer bv. eens een kleine zeebaars of forel in z’n geheel. Wie beweert dat de graatjes een probleem zijn voor je gast? Je serveert een kraakvers stuk vis, aan de graten te zien. Het watertanden begint. Als de kelner er dan nog bij vertelt dat ‘je die zijgraatjes echt gewoon mee moet opeten, want dat is het beste’, dan zit het helemaal goed.

Met groenten kan dat ook. Een compleet worteltje op het bord, dat ziet er mooi, gezond en vers uit. En wist je dat de topjes van boontjes vol smaak en vitamines zitten? En krieltjes, die laat je natuurlijk ook gewoon in de schil. Heerlijk!

5. Wie doet het poetswerk?

In jouw team helpt iedereen en iedereen. Niemand is vies van het vuile werk. Dat is mooi. Heel vaak schrobt en poetst de chefkok om middernacht nog zelf de keuken, en daar krijgt hij heel wat respect voor terug. Maar het zijn natuurlijk wel dure uren die een chefkok anders kan besteden. Af en toe een uurtje meer slaap of ontspanning, meer energie voor taken die er echt toe doen: foodcostberekeningen, recepten uitwerken, nadenken over de zomersuggesties, … Daarom is het soms beter om het poetswerk ook effectief over te laten aan een poetshulp. Al is het maar één keer per week een poetsfirma inschakelen om de koelcel, dampkamp, ovens, … onder handen te nemen. Dat scheelt direct in werkdruk.

Als de kok wel mee poetst, benut dat moment dan optimaal. Maak bv. van de gelegenheid gebruik om een gezamenlijke debriefing te doen van de service. Wat ging vlot, wat kan beter?

6. Hoe breng ik meer structuur in mijn service?

Is jouw service al in een stappenplan gegoten? Zeker doen, want duidelijke afspraken bij het zaalteam zorgen nu eenmaal voor een vlottere service. Zelfs bij grote drukte is het echt een houvast. 

Zo'n aanpak creëert kansen om je concept en verhaal sterker uit te dragen. Continuïteit zorgt voor herkenbaarheid. Enkele voorbeelden? Spreek af dat de medewerker die de mensen onthaalt, altijd de aperitiefsuggestie meedeelt. Of spreek af dat je bestellingen steeds opneemt met het gezicht naar de deur (zo zie je het meteen als er volk toekomt). Ga liever voor 10 afspraken die iedereen naleeft, dan voor 20 afspraken die iedereen vergeet. Hou ook vóór en na de service een briefing en debriefing van enkele minuten. Daarin overloop je de belangrijkste afspraken en de focus van de dag.

Tijdens de opleiding ‘Service met een wow-factor’ leer je zo’n stappenplan opmaken. Het verkleint de kans op fouten en verhoogt de gasttevredenheid en de omzet. Met zo’n 10 tot 14% zelfs, blijkt uit onderzoek. Deze opleiding kan op maat georganiseerd worden in jouw zaak, vanaf 8 deelnemers.

7. Wat kunnen mijn gasten zelf doen? (bv via QR-codes)

Als het past binnen je concept, kan je een deel van de service overlaten aan de gast. Enkele mogelijkheden:

• Bestellen aan de bar

Misschien kost het je gasten geen moeite om aan de bar te bestellen, als dat inhoudt dat ze sneller een slok kunnen nemen van die frisse pint. Waarschijnlijk vinden ze het wel aangenaam als iemand de bestelling aan tafel komt brengen om scherven te vermijden.

• Afrekenen aan de bar

Dit zou het zaalpersoneel kunnen ontlasten. De medewerker die afrekent, kan polsen naar de beleving en naar eventuele opmerkingen. Een kanttekening: let wel op als je terras uitstaat. Mensen zouden kunnen weglopen zonder te betalen.

• Bestellen (en betalen) via QR-code

Als het past bij je zaak, kunnen QR-codes zorgen voor veel vrijgekomen tijd: je moet geen kaart meer brengen, bestellingen opnemen of rekeningen presenteren. Maar is die sticker niet te afstandelijk? Niet noodzakelijk want het zaalpersoneel heeft kansen genoeg om nauw contact te maken (bij de aankomst, bij het inzetten van de borden, …). Natuurlijk is dit voor een bar of ijssalon al wat logischer dan voor een brasserie. Op restaurantniveau is het waarschijnlijk nog een brug te ver.

8. Hoe beheer ik mijn reservaties?

Reservatiemanagement betekent dat je het aantal reservaties strategisch gaat beheren.

• Mogelijkheid 1: de typische coup de feu spreiden door het aantal reservaties per kwartier of per halfuur te beperken. Zowel de zaal als de keuken krijgen letterlijk meer ademruimte en de gast zal dat ook positief ervaren. Via online reservatietools is dit eenvoudig te managen.
• Mogelijkheid 2: kiezen voor vaste reservatie-uren. Bv. enkel reserveren om 18u of om 20u, met telkens twee uur tijd om te tafelen. Zo tafelt heel de zaak in dezelfde kadans: voorspelbaar en efficiënt en mogelijks een verdubbeling van de bezetting.

9. Welke drankjes kunnen (deels) op voorhand gemaakt worden?

Huisgemaakte dranken zijn goed voor je rendement. Op een home made ice tea verdien je meer dan op een Coca Cola, tenminste als je geen uren verliest aan de bereiding. De term “pre-batch” is een trend in de cocktailwereld die toepasbaar is op de meeste home made dranken. Het betekent dat je drankjes (of compartimenten ervan) op voorhand klaarmaakt in grotere hoeveelheden. Zo moet je ze in volle service enkel nog afwerken.

4 voordelen van prebatchen:

• De kwaliteit van elk drankje staat op punt
• De gast wordt snel bediend
• Er komt tijd vrij achter de bar 
• Iedereen kan het perfecte drankje klaarmaken, ook de student die lastminute inspringt

‘Ready to serve’ mocktails en cocktails zijn een gat in de markt. Maar weet dat jij perfect jouw eigen drankje kan prebatchen. Met toevoeging van een mespuntje ascorbine bewaar je jouw drank meestal enkele dagen tot weken in de koeling. Invriezen is natuurlijk ook een optie. Om bederf te voorkomen, moet je je dranken natuurlijk volop promoten. Enerzijds door ze in the picture te zetten op je kaart, anderzijds door je kelner goed te informeren. Dit maakt een groot verschil in de verkoop.

Hoe ver je gaat in de prebatch, verschilt van drank tot drank. Elke handeling die het barpersoneel kàn overslaan in volle service, is alweer tijd gewonnen. Soms durven uitbaters deze stap niet te zetten, uit angst wat de klanten ervan gaan vinden. Zolang jij kwaliteit levert aan je gasten, is er niets om je zorgen over te maken.

Je kan dit principe toepassen op mocktails en cocktails, maar ook op geïnfuseerde spirits. In dit geval maak je de siropen, alcohol en sappen vooraf. Soda/tonic voeg je toe tijdens de service. Bij onze drankenexpert Dave Aertgeerts leer je tientallen tips & tricks om kwaliteitsvolle, rendabele, originele drankjes te maken.

10. Moet ik het sluitingsuur herbekijken (of invoeren)?

Er is niets zo vervelend als dat laatste tafeltje dat nog een uur doet over een drankje terwijl het niets meer opbrengt en iedereen wel wat slaap (of ontspanning) kan gebruiken. Een zelfgekozen sluitingsuur is een interessante manier om de werkdruk, en loonkost, te verlagen. Communiceer het sluitingsuur via tal van kanalen en geef een halfuurtje op voorhand een ‘last call’. Dat is natuurlijk een pak vriendelijker dan plotseling de rekening brengen en de sfeerlichten te doven. Een duidelijke communicatie is hier de sleutel tot succes. Extra punten als je je gasten doorverwijst naar een tof café in de buurt dat wel nog open is!

11. Welke taken doen mijn mensen als het rustig is?

Tijdens de coup de feu zijn er altijd handen tekort. Maar doet het omgekeerde zich soms ook voor? Een medewerker is ingeroosterd maar het is eigenlijk veel rustiger dan verwacht. Het loont om vooraf goed na te denken over zinvolle taken tijdens die zogenaamde “daluren”. Bv. het prebatchen van die homemade limonade waarop je een grote marge hebt, of het brainstormen over een naam voor het volgend event, of het nadenken over vlotter organiseren van de service. Dit is interessanter dan voor de zoveelste keer de stock opruimen. Of misschien kan jouw keukenmedewerker het koffiemachine leren bedienen om ’s avonds nog wat te helpen in de zaal? Het zijn kleine ingrepen die helpen om de personeelspuzzel te leggen.

12. Betrek ik mijn medewerkers voldoende?

Wil je aanpassingen doorvoeren? Dan is het niet meer dan logisch dat je de koppen bij elkaar steekt. Je medewerkers weten wat er leeft in de keuken en zaal. En bij henzelf. Informeer hen over je plannen, toets af en verfijn ze samen. Want uiteindelijk wil je vooral ook hun jobs interessanter maken. Laat mensen vooral doen waar ze goed in zijn. En versterk hen daarin. Werk je in de zaal met een verlegen persoon die wel punctueel en snel is? Misschien vindt hij/zij het wel fantastisch om de rol van runner  op te nemen. Zolang je ook medewerkers hebt die commercieel sterker zijn. Geef opleidingskansen! Ja, een opleiding kost tijd. Ongeveer 6 uren. Maar 6u opleiding levert op de lange termijn veel meer op dan 6u koken of bedienen.

13. Welke technologie kan mij helpen?

De tijd dat technologische vooruitgang een bedreiging vormde voor jobs, is voorbij. We hadden het al over de QR-code die meer en meer ingang vindt. Dankzij moderne snufjes worden jobs net minder repetitief en uitdagender. Waarom manueel mayonaise kloppen, als een thermomix dat zoveel sneller kan? Natuurlijk wil je dat je investering in die Röner, Thermomix, Pacojet, Slowjuicer, noem maar op… geld opbrengt. Je schaft geen peperdure roomijsmachine aan om vervolgens gemiddeld 1u/dag bezig te zijn met het onderhoud ervan. Probeer met minder toestellen net meer te doen, door de functies optimaal te gebruiken. 

Een vacuümtoestel is meestal een slimme aankoop. Door het garen op lagere temperatuur in een gesloten verpakking, verlies je minder sappen, behoud je meer smaak, vitamines en mineralen, krijg je een betere textuur en structuur en heb je een hogere kwaliteit.  Dit kookproces kan je toepassen op vlees, vis en groentebereidingen. Je verzekert hiermee een betere mise-en-place en snelle afwerking. Ben je nog niet zo vertrouwd met deze vacuüm- of sous-vide techniek? Kom dan je kennis bijschaven tijdens onze opleiding. 

Behalve kooktoestellen, zijn er natuurlijk ook heel wat interessante apps beschikbaar om je werk te vereenvoudigen, zoals deze Foodcostberekening app en Menu Engineering app (gratis aangeboden).

14. Ga ik sleutelen aan de capaciteit, uurroosters, openingstijden?

Tot slot, deze kan niet ontbreken in het lijstje: kritisch kijken naar de openingsuren en -dagen. En naar de capaciteit. Dat is ingrijpend, want je wil zoveel mogelijk mensen bedienen. Maar als je de personeelspuzzel niet meer kan leggen, dan wordt dat moeilijk. Maak daarom een oefening van je winst (niet je omzet) per service. Komt de personeelskost op bepaalde momenten of dagen te hoog en boek je amper winst? Dan is het soms beter om dan te sluiten en je personeel wat rust te gunnen. Dit compenseer je door meer te verkopen tijdens de rendabele uren. Vaak gaat het je uiteindelijk meer opbrengen. Bovendien is een gunstig uurrooster een troef om nieuwe mensen aan te trekken. Zo is de cirkel rond.

Hopelijk heb je wat gehad aan deze ideeën. Natuurlijk is dit op papier makkelijker geschreven dan gedaan in de praktijk. Maar één ding is zeker, bovengenoemde aanpassingen kosten niet veel geld. Wel de wil en de tijd om keuzes te maken en de nieuwe werkwijzen uit te proberen. De juiste (bij)scholing geeft je medewerker het vertrouwen & de kennis om de zaken anders aan te pakken. Investeren in je personeel, brengt op! Daarvoor ben je bij Horeca Forma aan het juiste adres.

Neem een kijkje in ons opleidingsaanbod of vuur al je vragen af op de vormingsconsulent van jouw provincie.

>> Vond je dit een waardevol artikel? Deel onze pagina gerust met jouw collega's in de horeca.