Food & Beverage berekening: 7 hoofdzonden

Zoek je een trouwe bondgenoot om je horecazaak succesvol uit te bouwen, met meer rendement en winst? Maak dan een eeuwige verbintenis met je rekenmachine. Want het zorgvuldig calculeren van alle kosten is cruciaal. En toch loopt het nog wel eens mis met al dat puzzelwerk. Tegen deze 7 feiten wordt het meest gezondigd.
Monday 2 March 2020
Auteur: foodwriter Marc Declercq i.s.m. Dany Dhollander / Eindredactie: Horeca Forma

Zonde 1: niet weten hoe een horecaportefeuille werkt

De zaak draait goed, de gasten loven je gerechten, en toch blijft er op het eind van de maand geen winst over. Waar gaat het mis...? Een horecazaak heeft haar eigen verdiensysteem dat duidelijk laat zien hoeveel geld je kan uitgeven aan:

  • Foodcost & Beveragecost (30%)
  • Personeel (35%),
  • Variabele kosten (15%) waaronder gas, elektriciteit en water, verzekeringen en wasserij
  • Vaste kosten (15%) zoals huur en afbetalingen

Het streefdoel is om op het einde van de rit 5% te kunnen overhouden.  Dit verdienmodel is voor elke horecazaak hetzelfde. Het kan enkel procentueel wat verschuiven. Die kengetallen –letterlijk: de getallen die je moet kennen- zijn de motor van je bedrijf. De basis van de kengetallen laat je zien binnen welke geldsommen je moet werken om die 5% te helpen realiseren.

Het uitgangspunt is dit: je keuken moet voldoende geld opbrengen om alle kosten te betalen. Door slechts een van de elementen uit je verdienmodel niet goed in te schatten, kan je al in de problemen geraken. Om te weten waar het misloopt, moet je de kengetallen kennen. En wegwijs geraken in de economische puzzel.

Een chef/eigenaar moet zijn product langs alle kanten tegen het licht houden om te zien dat dit niet alleen prijstechnisch maar ook op alle andere vlakken goed scoort. De som van dit alles is het geld dat in je horecaportefeuille terecht komt om de kosten te dekken en winst te maken.

Zonde 2: steeds je buikgevoel volgen

Chefs denken soms dat recepten remmend zijn voor hun creativiteit. Dat is een misverstand. En vooral: met creativiteit alleen valt geen geld te verdienen. Want hoeveel ga je bestellen als je de hoeveelheden niet kent? Meestal bestel je dan enkele procenten meer om zeker toe te komen. Werken zonder recepten is dus niet zonder risico's. Het kan een horecaondernemer zuur opbreken. Want gemiddeld heeft een zaak zonder receptuur een 5% tot 15% hogere foodcost.

Zo kan je te werk gaan:

  1. De kostprijs kennen van elk ingrediënt in de receptuur. Vergelijk die met de prijzen van andere leveranciers en maak een keuze. Dit opzoekwerk kost inderdaad tijd. Maar zodra je alles berekend hebt, heb je een getal dat je constant voor ogen moet houden.
  2. Als de prijs van een ingrediënt wijzigt dan kan je meteen kijken wat dit met je marge doet. Stel: de chef heeft een heerlijk stoverijrecept van zijn/haar grootmoeder. Aan de hand van de kostprijzen komen jullie te weten hoeveel dat gerecht kost. Reken daar ook het verlies bij versnijden en verwerken bij en de personeelskost die nodig is om het eigen recept te maken. En zet dat af tegen de kostprijs van een kant-en-klare bereiding + de extra ingrediënten om het gerecht naar een hoger niveau te brengen + de personeelskost om het gerecht te bereiden. Als je kan bewijzen dat je meer geld kan verdienen met het eigen recept dan met het kant-en-klaar recept dan heb je een argument om het originele recept te behouden. Als dat niet het geval is, dan moet je handelen.
  3. Analyseer de samenstelling van het gerecht. Je kan bv. meer groenten toevoegen zoals extra ui in een stoverij of extra wortel en selder in de osso bucco, meer champignons in de vol-au-vent of vleesporties verkleinen en meer (verloren) groenten toevoegen. Daarmee kan je de kosten verkleinen zonder de smaak uit het oog te verliezen. Of zou het goedkoper zijn om de basisbereiding kant-en-klaar aan te kopen en creatief op te pimpen tot een even goed gerecht? Zo lang je niet weet wat het in al deze gevallen kost, heb je geen antwoord op deze essentiële vragen en je eigen rentabiliteit.
Foodcost_berekenen_tips

Een recept is niét het einde van de creativiteit van de chef, het is de consolidatie ervan. Het zorgt ervoor dat het gerecht geld gaat opbrengen.

Zonde 3: niet beseffen dat de aankoopprijs en kostprijs verschillen

We realiseren ons niet altijd dat de aankoopprijs van een product stijgt door de bewerking ervan.

Wist je dat? Van een geschilde appel hou je nog maar 85% over, van een ananas maar 50% en van een passievrucht nog maar 30%. Bij het persen van sinaasappelen heb je een waste factor van 50%. Het uitlekgewicht van een blikje kikkererwten voor de hummus is 14%.

Ook de snijresten van vlees en vis zijn een waste factor die de aankoopprijs doen stijgen. En als je een fles prosecco opentrekt net voor de sluitingsdag dan kan je de rest van de fles twee dagen later niet meer aanbieden. Daarmee stijgt de initiële kostprijs van de fles. Je boekhouder ziet dat niet, want hij denkt dat de fles verkocht is.

Vergeet ook niet de producten die ‘rond het recept’ lopen zoals de boter die je gebruikt om een saus te laten blinken of om een bakplaat in te wrijven. Of bijvoorbeeld de bloem die je strooit op een werkblad om deeg uit te rollen.  Maar ook personeelskost speelt een rol in de uiteindelijke kostprijs van een ingrediënt.

Tijdens de opleiding Food & Beverage berekening ga je werken met de gebruiksvriendelijke gratis Foodcost-app van Guidea. Hiermee krijg je inzicht in de aankoopkosten, personeelskosten en de marges van je gerechten en dranken.

Hogere marges en lagere foodcost?

De opleidingen van Horeca Forma helpen je klaar zien in de economische puzzel van een horecazaak

Bekijk de financiële opleidingen

Zonde 4: de BTW voor horeca verkeerd inschatten

BTW-controle? Je maakt je geen zorgen. Maar dan komen er onregelmatigheden aan het licht. Hoe kan dat nu? Je hebt de regels gevolgd en alles netjes volgens de instructies van je boekhouder gedaan.

In de Belgische horeca gelden drie BTW-tarieven:

  • 6% (voor take-away),
  • 12% (voor maaltijden)  
  • 21% (voor alle dranken, zowel met als zonder alcohol).

Dat lijkt eenvoudig toe te passen, maar de werkelijkheid ligt iets anders.

Stel: je bent uitbater van een speeltuin en je verkoopt voorverpakte ijsjes, chips, worstjes en  chocolade. Dat is allemaal voeding en dus 12% Btw. Mis! Verpakte voedingsproducten om ter plaatse te verbruiken zonder bereiding krijgen een BTW-tarief van 21%. Maar als je een zak chips openscheurt en hem in een kommetje doet is het maar 12%. Volg je nog?

Of je bent friturist en je verkoopt de klassieke frituurartikelen. Dat is duidelijk: 6% take away en 12% om ter plaatse te eten. En wat met frisdrank en bier om mee te nemen? Allebei 21%? Neen: 6% voor dranken zonder alcohol en 21% voor dranken met alcohol. Maar wel 21% als je ze beiden ter plaatse consumeert.

De BTW is allesbehalve rechtlijnig. Bij twijfel, consulteer de FOD Financiën. Of vraag het na bij collega’s. Vertrouw niet blindelings op het advies van je boekhouder, maar controleer het.

Zonde 5: de verkoopcijfers en kaartsamenstelling niet analyseren

Wat is de gemiddelde besteding per gast? Wat is het best verkochte gerecht? Wanneer heb je de meeste tomatensoep verkocht? Wat zijn de 'winnaars' en wat zijn de 'slapers' op mijn kaart? Helpt het ene gerecht het andere? Helpt de ene drank de andere? Hoeveel gasten nemen een cocktail? Enz...

Het zijn allemaal zaken die je laten zien hoe het raderwerk van je kaart goed in elkaar zit. Met de witte kassa zijn al die gegevens beschikbaar. Het enige wat je moet doen is analyseren en verbeteren waar nodig. Handig hiervoor is de gratis menu engineering tool van Guidea. Deze app bepaalt de populariteit per gerecht aan de hand van de verkochte aantallen. De winstmarge per gerecht bepaalt dan weer de winstgevendheid.

Zonde 6: geen informatie delen met de medewerkers

Medewerkers zien het geld in de kassa en zien daarmee een ‘rijke’ horecabaas, maar beseffen niet altijd dat daarmee nog alle kosten moeten betaald worden. Hoe kan je je F&B-kost transparant maken als je de kengetallen niet deelt… Oude gewoontes zijn niet meer mogelijk. Medewerkers worden niet meer aangesproken zoals dat enkele decennia geleden in de keuken gebeurde. Ze hebben ook andere motieven om te komen werken dan vroeger. Meer en meer ondernemers nemen verantwoordelijkheid in het informeren van medewerkers. Zo voorkomen ze veel frustratie en uitval. Ze nemen hun mensen bij de hand, betrekken hen in het commerciële verhaal en stimuleren hen. Het helpt dus om te laten zien waar je mee bezig bent, om te vertellen wat het kost om een zaak draaiende te houden. En dus: om elke maand hun loon te kunnen uitbetalen.

Bekijk ook:  De nieuwe training ‘Je medewerkers (tevreden) houden': interessant voor wie te maken heeft met een groot personeelsverloop.

Zonde 7: niemand kent mijn financiële gegevens

Stel je bent op zoek naar een nieuwe leverancier. Het eerste contact was positief. Maar plots is hij niet meer geïnteresseerd in een samenwerking. Vreemd …  Of je wil je keuken uitbreiden en gaat naar de bank voor een lening. Maar die weigert. Wat is er aan de hand?  Partijen waarmee je wil samenwerken nemen geen risico’s. Ze kijken eerst naar je financiële gegevens, naar je liquiditeit en je solvabiliteit.

Wist je dat? Alle financiële gegevens over de zaak zijn online beschikbaar en dat beseffen niet alle ondernemers. Eigenlijk sta je letterlijk met je billen bloot op straat.

Al die gegevens moet je ook kennen, want je krijgt regelmatig een balans van je boekhouder. En als je die kan lezen, ken je ook de KPI's (Kritische Punten Indicatoren). Dat zijn getallen waarop de belastingambtenaren je wegen. Als je daar ver van afwijkt, word je gecontroleerd.  Als je de KPI’s kent, dan zie je waar de problemen zitten en kan je bijsturen. Maak ook dat je voldoende geld opzij legt om de BTW en sociale zekerheid te betalen. Want dat kunnen soms pittige rekeningen zijn. Zorg dat je een aparte rekening hebt om je deze te financieren zodat je dat geld niet gebruikt voor je werkingsmiddelen.  Hoe meer je alle kritische punten onder controle hebt, hoe beter dat is voor je liquiditeit en solvabiliteit. En hoe groter de kans dat frustraties met leveranciers en banken tot het verleden horen.

De 7 zonden komen uit de succesvolle Food & Beverage opleidingen van Dany Dhollander voor Horeca Forma. Deze opleidingen bestaan uit 3 modules:

De opleidingen sluiten mooi op elkaar aan, maar kunnen in verschillende volgorde gevolgd worden. Samen vormen ze een belangrijk fundament voor iedereen die in de horeca aan zijn professionele toekomst wil bouwen.

Horeca Forma organiseert bovengenoemde trainingen voor horecawerkgevers en –werknemers (PC 302). Ben je nog een ondernemer in opstart, heb je (nog) geen personeel in dienst? Dan kan je terecht bij de Horeca Academie van de werkgeversfederatie Horeca Vlaanderen voor gelijkaardige opleidingen.