Nieuwe collega? Geef genoeg aandacht aan een goede start

Een vliegende start als werknemer

De zomer brengt traditioneel veel nieuwe gezichten met zich mee. Jobstudenten, flexi’s, extra’s, vaste medewerkers. Mensen die plots mee het gezicht van je zaak worden. Maar iemand goed laten starten terwijl de planning volloopt en de service wacht? Dat is niet evident. Toch ligt het probleem vaak niet alleen bij tijdsgebrek. Het zit in de manier waarop informatie doorgegeven wordt. Of net niet.

“Alle informatie was er,” vertelt Ilke Trappeniers – HR manager bij Pillows Grand Boutique Hotel Reylof in Gent. “Maar ze zat verspreid. Bij HR, bij de afdelingshoofden, bij collega’s op de vloer. Daardoor kreeg niet iedereen dezelfde uitleg.”

Dat herkende ook Marcel Reijnen, General Manager van het hotel.

“Een front office manager, die elke dag gasten welkom heet, legt dingen anders uit dan een chef die letterlijk tussen de soep en de patatten een nieuwe keukenmedewerker moet tonen hoe alles werkt. Dat is logisch. Maar het zorgt wel voor verschillen. Je mag nog alle informatie voorhanden hebben, zonder systeem ben je er weinig mee.Tijdens een gastvrijheidstraject met Horeca Forma en Hospitality-expert Kevin Strubbe kwamen die spanningen duidelijk naar boven. Veel spanningen bleken terug te brengen naar één punt: onduidelijkheid in die eerste periode.”

Meedraaien met een goed gevoel

Of je nu 100 medewerkers hebt of 3. Nieuwe medewerkers moeten jou en je zaak eerst kennen voor ze iets kunnen. Daar zetten ze bij Pillows Grand Boutique Hotel Reylof heel erg op in tijdens de inloopperiode. Want een nieuwe medewerker wil meestal snel goed werk leveren. Alleen weet die nog niet hoe jouw zaak draait.

Waar parkeer ik? Wat draag ik? Waar liggen de lockers? Wat verwacht de chef? Wie spreekt mij aan? Hoe lopen de afspraken rond shifts, pauzes, loon, vakantie of Dimona.

"Alle belangrijke vragen die je kan hebben, worden een week op voorhand beantwoord. De nieuwe medewerker krijgt deze eenvoudige info via online filmpjes en een korte quiz. Geen zware opleiding. Gewoon: wat moet je weten om zonder stress binnen te stappen? Die duidelijkheid is vandaag de dag, zeker bij jongeren, enorm belangrijk," gaat Ilke verder.

"Beleving is dat ook. Daarom krijgt elke nieuwe, vaste medewerker een gratis nacht in het hotel cadeau. Niet als extralegaal voordeel maar om het hotel echt te kunnen beleven. Want hoe kan je anders voor een vooropgestelde beleving zorgen als je deze niet zelf hebt ervaren?"

Daarnaast is er nog de HR-onboarding over loon, vakantie,... en de hotelonboarding. Deze is zeer specifiek gericht op de taken van één dienst. Waar vroeger alle informatie door verschillende afdelingshoofden werd gecommuniceerd, komt alle informatie nu van 1 persoon. Zo blijft de informatie herkenbaar voor de job, maar vertrekt iedereen wel van dezelfde basis.  

Werk je vaak met jobstudenten? Dan loont een aparte aanpak. Zo maak je jobstudenten snel inzetbaar.

Duidelijkheid bij de start betaalt zich terug

Een goed begin is half gewonnen. Door te werken met een systeem is het verloop enorm gedaald. Pillows is vandaag de dag een aantrekkelijke werkgever voor meer dan 100 vaste medewerkers en evenveel tijdelijke medewerkers. Mensen voelen zich gezien, voelen zich thuis én vertellen dat ook door. Ze worden ambassadeurs. Zo sparen ze bij Pillows heel wat geld uit aan recruitmentkosten want nieuwe medewerkers komen zich vaak spontaan aanmelden via huidige, tevreden medewerkers.

"Als ik zaakvoerders één heel goede raad mag meegeven, is het om nieuwe medewerkers, of dat nu vaste, flexi’s of jobstudenten zijn al vanaf dag één te behandelen als een volwaardig lid van je organisatie. Te vaak worden ze aanzien als extraatje. Daar wordt niemand gelukkig van," vult Marcel Reijnen aan.

"Als zaakvoerder erger je je aan skills (die hij of zij nooit geleerd heeft), als nieuwe collega op de werkvloer erger je je aan duidelijkheid (die je nooit of te weinig gekregen hebben) en als collega die er al langer werkt erger je je aan de duizend vragen (die je al 100 keer hebt gehoord)."

Van buddy tot persoonlijke ontwikkeling

"Duidelijkheid. Daar draait het om wanneer je nieuwe medewerkers hebt," vertelt Kevin Strubbe – hospitality expert bij Horeca Forma.

 "Als trainer bij Horeca Forma kom ik dit vaker tegen. Er zijn veel goede bedoelingen om nieuwe medewerkers zich snel thuis te laten voelen maar we overladen ze met informatie. Vaak met een focus op praktische zaken terwijl het net die echte verbinding en het gevoel ‘erbij te horen’ zo extreem belangrijk is in het aantrekken en behouden van goede werkkrachten."

"We werken hier bij Pillows ook met een buddysyteem", vult Ilke aan. "Start je hier, Dan krijg je meteen een aanspreekpunt. Het is een meer informele rol ‘Hoe gaat het?’, ‘Is alles duidelijk?’ ‘Wat kunnen we nog voor je doen?’. Door het informeel te houden, pikken we sneller de pijnpunten op en kunnen we ook sneller ingrijpen. Ook houden we tweemaandelijks een infomoment voor alle nieuwe medewerkers. Hier wordt alle belangrijke informatie nog eens herhaald."

Daarnaast kwam in het gastvrijheidstraject ook een persoonlijk ontwikkelingsplan aan bod. Een motiverend alternatief voor een klassiek evaluatieformulier. Zo wordt iemand aan boord halen geen eenmalige ontvangst aan de voordeur, maar een traject dat blijft lopen. Met aandacht voor wat iemand kan, wat iemand nodig heeft en waar iemand het best tot zijn recht komt. Altijd in dialoog. Want een sterke start begint niet met iemand regeltjes opleggen, maar met blijven kijken, luisteren en bijsturen.