Hoe ik mijn stress rond FLA overwon

Hoe ik mijn stress rond FLA overwon.  

Als HR-verantwoordelijke bij Horeca Forma, heb ik al voor heel wat uitdagingen gestaan in een steeds veranderende HR-wereld. Maar toen de nieuwe verplichtingen rond het opleidingsrecht (arbeidsdeal) en de registratieplicht ervan (FLA) op mij afkwamen, voelde ik meteen heel wat stress. 

De gedachte aan al die extra administratie voor 38 medewerkers was niet bepaald uitnodigend. Uiteindelijk moest het toch gebeuren en besloot ik om er maar gewoon mee te beginnen. En, om eerlijk te zijn? Het viel allemaal veel beter mee dan ik verwachtte. 

De eerste stappen 

Inlezen in het hele proces was mijn eerste stap. Aangezien ik als HR al toegang had tot de online diensten van de sociale zekerheid kon ik via de e-box van Horeca Forma meteen inloggen op CareerPro, de online tool voor FLA. Daar kreeg ik een goed beeld van hoe alles werkte. Wat me meteen opviel was dat het platform erg overzichtelijk is en zichzelf uitwijst.  

Wat mij echt hielp, was het bijhouden van een Excel-bestand met een overzicht van alle opleidingen die gevolgd worden door onze mensen. Ik deed dit al voor de sociale balans dus een groot meerwerk was dit niet. Misschien is dit niet voor iedereen de juiste aanpak, maar voor mij werkt het heel goed. Ik bewaar graag het overzicht in de hoeveelheid versnipperde HR taken die er op me afkomen. 

Eén van mijn zorgen rond de FLA/arbeidsdeal was of ik wel aan 5 opleidingsdagen per medewerker zou komen. Maar al snel merkte ik dat dit haalbaar is. Wij stimuleren onze mensen volop om zowel intern als extern opleidingen te volgen, zoals via GoodHabitz (waar je trouwens een gratis account kunt voor aanvragen via Horeca Forma). Hoewel sommigen moeilijker te overtuigen zijn, lukt het me toch om voor hen voldoende uren te registreren door creatief om te gaan met leermomenten. Denk aan veiligheidstrainingen, informatieve personeelsvergaderingen, voor de horecasector zelf denk ik ook aan  barista-instructies, meeloopdagen, taallessen, of als collega’s de tijd nemen om het één en ander uit te leggen. Elk leermoment telt, en zo kom je uiteindelijk snel aan die vijf dagen. 

Opleidingsrecht berekenen: groepeer per tewerkstellingsbreuk. 

Een ander punt waren de vele discussies over het berekenen van het opleidingsrecht per persoon. Als snel werd het mij duidelijk dat ik deze niet per persoon moet berekenen maar beter groepeer per tewerkstellingsbreuk: voltijds, 4/5de, deeltijds en nieuwe werknemers. Dit zorgde ervoor dat ik snel en efficiënt kon werken zonder me te verliezen in de details per medewerker. 

De weerstand en de voordelen 

Natuurlijk was er weerstand. Het voelde weer als de zoveelste extra registratie zonder dat de gevolgen of opvolging meteen duidelijk waren. Maar ik leerde al snel dat het allemaal wel meeviel.  

Wat me nog duidelijk werd, was dat een goed opleidingsplan de betrokkenheid van werknemers enorm kan vergroten. Er zijn altijd wel medewerkers die moeilijker te activeren zijn om individuele opleidingen te volgen. Maar hen stimuleren via andere leermomenten is iets wat enorm veel voldoening geeft. Zien hoeveel meer energie en positiviteit opleidingen kunnen opleveren voor jouw medewerkers is de inspanning meer dan waard.  

Dus ja, ik zag er tegenop om de FLA-registratie te starten. Maar achteraf gezien was de gedachte eraan en het vooruitschuiven ervan erger dan de registratie zelf.  

Als HR in de horecasector is het soms een uitdaging om alle nieuwe verplichtingen na te komen, maar met de juiste aanpak is het absoluut haalbaar. Mijn advies? Begin er gewoon aan, je zult zien dat het allemaal wel meevalt.

Daniëlle, HR-verantwoordelijke bij Horeca Forma