Ter vervanging van onze collega Jan die volgend jaar op pensioen vertrekt, gaan wij nu al op zoek naar een waardige vervanger want samen met Jan vertrekt er maar liefst 36 jaar aan kennis en expertise. Lees snel verder als je houdt van een gevarieerde allround administratieve job met tal van interne en externe contacten. 

In deze functie kan je uitblinken met je…

oog voor detail want jij bent een echte foutenspeurneus die de nodige punten en komma’s weet te zetten.

talent om orde en structuur te brengen. Dat contract van die ene trainer vind jij met 2 klikken terug.

multitasking skills want net omdat je zoveel verschillende to do’s hebt, voel jij goed aan welke taken je voorrang moet geven.

Het geeft misschien al een eerste indruk over de aspecten die van belang zijn in deze job maar we geven je graag een blik op een gemiddelde werkweek van de administratief logistiek medewerker bij Horeca Forma.

Zo zou jouw werkweek er kunnen uitzien

MAANDAG neem je de trein naar Brussel en start je de werkweek met het behandelen van de mails die dit weekend zijn binnengekomen in de facturatie mailbox. Je controleert of de facturen overeen komen met de contractuele afspraken en wijst deze toe aan de juiste kostenplaats. Net voor de middag hebben we teamvergadering en overlopen we met alle collega’s van het administratief team de belangrijkste issues van deze week. In de namiddag neem je contact op met enkele leveranciers waarvan de facturen onduidelijk of niet correct waren en koppel je terug naar onze opleidingsverantwoordelijke.

DINSDAG werk je van thuis en neem je de tijd om de vervanging van 5 wagens in ons wagenpark voor te bereiden. Je informeert de bestuurders over de aandachtspunten bij inlevering van hun huidige wagen en regelt met de garage en leasemaatschappij wanneer ze de nieuwe wagen zullen ophalen. Alle fiscale gegevens van de wagens bezorg je aan de HR verantwoordelijke zodat zij dit kan verwerken in de loonadministratie.

WOENSDAG kom je naar Brussel aangezien er een belangrijk overleg gepland staat rond de optimalisatie van onze digitale facturatieflow. Je hebt er zin in want efficiënt werken is helemaal jouw ding. Je participeert actief aan de vergadering door jouw ervaringen en inzichten te schetsen. Zo komen jullie samen tot een nóg beter geoliede machine. In de namiddag bereid je de postpakketten voor van de bestellingen drukwerk die de voorbije week zijn binnengekomen.

DONDERDAG neem je opnieuw de trein naar Brussel. Vandaag belooft een drukke dag te worden aangezien alle collega’s van Horeca Forma binnen komen. 28 mensen die bij jou komen aankloppen (gelukkig niet allemaal tegelijk) met allerhande praktische vragen zoals bestellingen van kantoormateriaal, verzendingen van drukwerk, problemen met hun printer, een vraag rond hun wagen, … Jij bent het centrale aanspreekpunt voor alle logistieke vragen en de organisatie op kantoor en houdt ervan de collega’s verder te helpen of door te verwijzen naar de juiste persoon.

VRIJDAG is je 2e thuiswerkdag van deze week. Die kunnen wel eens wisselen naargelang de vereiste aanwezigheid voor overleg of permanentie. Naast de verwerking van nog enkele facturen, ondersteun je Man Yee en Elke bij het verwerken van inschrijvingen voor onze (bedrijfs)opleidingen. Ze zijn je super dankbaar aangezien nu ook zij het weekend ingaan met een bijgewerkte mailbox. Aan het eind van de dag sluit je de laptop én de week tevreden af.

Zo zien wij je graag

Wij kijken ernaar uit ons enthousiasme voor de horecasector aan jou over te dragen. Ben jij even enthousiast en sta jij al te popelen om meer te weten te komen over deze functie? Dan ben jij hopelijk iemand met volgende eigenschappen:

  • Niet 1 maar 2 ogen voor detail: In een veld van 499 x 3 haal jij er de 8 meteen uit.
  • Administratieve ervaring is in deze functie een must.
  • Hulpvaardigheid: iedereen die je kent omschrijft je als een behulpzaam persoon, je levert graag ondersteuning waar je kan.
  • Betrokkenheid! Je hebt goesting om mee te denken, mee te doen!

Jij krijgt van ons

  • Een voltijds contract (39u/week) van onbepaalde duur
  • Aandacht voor de werk-privé balans: je kan 2 dagen per week van thuis werken, de rest van de week werk je op ons kantoor in Brussel, op 10 minuten wandelen van het centraal station.
  • Een aantrekkelijk verloningspakket met extralegale voordelen
    • Laptop + internet thuis
    • Groepsverzekering
    • Hospitalisatieverzekering + ambulante zorgen en tandzorg
    • Maaltijdcheques
    • 6 ADV-dagen (39u week)
  • Een boeiende en afwisselende functie
  • Een prettige collegiale werkomgeving met een sterke passie voor horeca

Interesse?

Ben jij even enthousiast als wij over deze functie? Stuur dan jouw originele CV en motivatiebrief vóór 22 juni 2022 via mail naar Elke Hofmans via elke.hofmans@horecaformavlaanderen.be. Wij beantwoorden jouw kandidatuur ten laatste op 24 juni 2022.  

  • Einddatum sollicitaties: 22 juni 2022.
  • 1e gesprek: woensdag 29 juni 2022
  • 2e gesprek: afhankelijk van beschikbaarheid (verlof)

Wij werven aan op basis van competenties en talenten, ongeacht leeftijd, geslacht, origine, handicap.

Wat doet Horeca Forma?

Horeca Forma is de vormingsorganisatie van en voor de Horecasector, opgericht door de sociale partners van het Paritair Comité 302: Horeca Vlaanderen en Comeos aan werkgeverszijde, ACV en ABVV Horval aan werknemerszijde. Op dit moment telt onze organisatie 28 vaste medewerkers, verspreid over 4 teams.

Wij versterken de competenties van mensen die nu of later in de horecasector (willen) werken, zodat ze niet alleen sterker in hun schoenen staan, maar ook met meer plezier en overtuiging aan de slag gaan en blijven in onze mooie sector. Daar vaart iedereen wel bij: de medewerkers, de bedrijven en de gasten.

Onze diensten:

  • Vaardigheden van horecawerknemers verbeteren via een professioneel opleidingsaanbod
  • Bruggen bouwen tussen het horecaonderwijs en –bedrijven: Horeca Forma en de Vlaamse hotel- en grootkeukenscholen werken nauw samen rond de toekomst van het horecaonderwijs en kwaliteitsvolle instroom in de sector.
  • Werkzoekenden klaarstomen voor een functie in de horeca via onze werkzoekendenopleidingen

Onze waarden:

  • Betrokkenheid bij de organisatie en de sector
  • Continue ontwikkeling
  • Integriteit
  • Klantgerichtheid
  • Samenwerken
  • Open communicatie