Vacature administratief medewerker (M/V) - tijdelijk met optie vast

In deze job werk je samen met ons aan de nieuwe pijler rond het Vlaams opleidingsverlof, maar ondersteun je ook de collega's bij het inschrijven voor onze opleidingen en de communicatie naar de deelnemers.
Donderdag 14 October 2021

De functie zal er zo uit zien

Kijk jij uit naar een job die sterk beroep doet op jouw administratieve en communicatieve skills? Neem je initiatief en heb je een hands-on-mentaliteit? Dan zijn wij op zoek naar jou!

In de zeer nabije toekomst start Horeca Forma met opleidingstrajecten die recht geven op Vlaams OpleidingsVerlof (VOV) voor werknemers in de horeca. Dit is een geheel nieuwe pijler binnen onze werking. Voor de administratieve implementatie en opvolging, zijn wij op zoek naar een administratieve duizendpoot die deel gaat uitmaken van ons ‘team admin’ waar je samenwerkt met 6 fijne collega’s.

Je bent verantwoordelijk voor de administratieve opvolging van VOV.

  • Je verzamelt, behandelt en verwerkt de inschrijvingen van individuele deelnemers tot onze werknemersopleidingen, dit doe je niet alleen in kader van VOV maar voor ons geheel aanbod.  
    • Je controleert of deelnemers voldoen aan onze toelatingsvoorwaarden
    • Je voert hun gegevens in in onze digitale systemen
    • Je maakt getuigschriften aan en waakt erover dat elke deelnemer dit ontvangt na de opleiding
  • In het kader van VOV, zorg je voor de tijdige aanlevering van VOV attesten
    • Je maakt een inschrijvingsattest op binnen de 8 dagen na de inschrijving en bezorgt dit aan de cursist
    • Je volgt de aanwezigheid van VOV-cursisten op en registreert deze via het WSE-loket
    • Je voegt de digitale attesten toe op het WSE-loket binnen een termijn van 30 dagen na de opleiding
    • Je maakt een deelnamecertificaat op voor elke VOV cursist en bezorgt dit aan de cursist
  • Je zorgt ervoor dat de aanwezigheidslijsten van VOV-opleidingen goed worden bijgehouden in de juiste format

Daarnaast voer je nog een aantal ondersteunende taken uit voor één of meer personen binnen onze organisatie en draagt zo bij tot een vlotte, efficiënte administratieve werking.

Deze administratieve taken zijn zeer divers en houden onder meer in:

  • Je beantwoordt inkomende mails / telefoons / post van collega’s, cursisten en trainingspartners
    • Je beantwoordt vragen van (toekomstige) deelnemers
    • Je hebt regelmatig contact met onze consulenten, trainers, deelnemers en locaties
    • Je helpt bij het sorteren en verdelen van de post zodat briefwisseling snel op de juiste plaats is
  • Je verzamelt, verwerkt en klasseert gegevens in onze digitale systemen
  • Je detecteert en analyseert moeilijkheden in de werking van coachview en teamleader met het oog op optimalisatie van de processen
  • Je maakt digitale brieven en attesten op en verzendt deze, individueel of via een automatische actie in ons CRM systeem
  • Je voert gegevens in volgens de procedures van de organisatie in de digitale systemen
  • Je doet kleine aanpassingen aan de website voor wat betreft data van opleidingen, beschikbaarheid, in de kijker, …
  • Je ondersteunt je collega’s van de buitendienst op administratief vlak (cursisten bellen, documenten afleveren, aanvraagformulieren verwerken, …)
  • Je voert allerlei operationeel ondersteunende taken uit om bij te dragen tot een vlotte werking van de afdeling administratie en de organisatie in zijn geheel (bv. fotokopies nemen en verspreiden, helpen bij verzendingen, inspringen bij afwezigheid collega, aanbieden van materiële en logistieke ondersteuning,…)

Zo zien we je graag

  • Je blinkt uit in administratie en hebt ervaring in soortgelijke functie
  • Je bent enthousiast, dynamisch en ondernemend
  • Je hebt een zeer goede kennis van MS-Officetoepassingen, ervaring met CRM systemen is een belangrijke plus
  • Je houdt van afwisseling in je takenpakket
  • Je bent communicatief en pragmatisch ingesteld, ziet werk, bent proactief en zelfstandig
  • Je kan instructies opvolgen en je taken goed organiseren, ook onder tijdsdruk
  • Je bent punctueel en hebt een sterk oog voor detail
  • Je hebt zeer goede schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden in het Nederlands
  • Je kan gegevens snel en correct invoeren, verwerken en analyseren

De vereiste competenties voor deze functie zijn:

  • Verantwoordelijkheid nemen
  • Flexibiliteit
  • Klantgerichtheid / communiceren
  • Zorgvuldigheid
  • Plannen en organiseren
  • Samenwerken

Jij krijgt van ons

  • Een voltijds contract (39u/week) van bepaalde duur (3 maanden, startdatum: zo snel mogelijk) met de optie op een vast contract van onbepaalde duur
  • Een aantrekkelijk verloningspakket met extralegale voordelen
    • Groepsverzekering
    • Hospitalisatieverzekering + ambulante zorgen en tandzorg
    • Maaltijdcheques
    • Abonnement openbaar vervoer
    • 6 ADV-dagen (39u week)
  • Een boeiende en afwisselende functie
  • Een prettige collegiale werkomgeving met een sterke passie voor horeca
  • Mogelijkheid tot telethuiswerk (2 dagen per week)

Interesse?

Ben jij even enthousiast als wij over deze functie? Stuur dan jouw originele CV en motivatiebrief (of videofilmpje) zo snel mogelijk en vóór 30 oktober 2021 via mail naar Elke Hofmans via elke.hofmans@horecaformavlaanderen.be.

Geselecteerde kandidaten krijgen vóór 5 november 2021 een uitnodiging voor een eerste gesprek dat plaatsvindt op 8 november 2021. Een tweede gesprek met schriftelijke en mondelinge proef wordt voorzien op 18 november 2021.

Wij werven aan op basis van competenties en talenten, ongeacht leeftijd, geslacht, origine, handicap.

 

 

Wat doet Horeca Forma?

Horeca Forma is de vormingsorganisatie van en voor de Horecasector, opgericht door de sociale partners van het Paritair Comité 302: Horeca Vlaanderen en Comeos aan werkgeverszijde, ACV en ABVV Horval aan werknemerszijde. Op dit moment telt onze organisatie 25 vaste medewerkers, verspreid over 4 teams.

Wij versterken de competenties van mensen die nu of later in de horecasector (willen) werken, zodat ze niet alleen sterker in hun schoenen staan, maar ook met meer plezier en overtuiging aan de slag gaan en blijven in onze mooie sector. Daar vaart iedereen wel bij: de medewerkers, de bedrijven en de gasten.

Onze diensten:

  • Vaardigheden van horecawerknemers verbeteren via een professioneel opleidingsaanbod
  • Bruggen bouwen tussen het horecaonderwijs en –bedrijven: Horeca Forma en de Vlaamse hotel- en grootkeukenscholen werken nauw samen rond de toekomst van het horecaonderwijs en kwaliteitsvolle instroom in de sector.
  • Werkzoekenden klaarstomen voor een functie in de horeca via onze werkzoekendenopleidingen

Onze waarden:

  • Betrokkenheid bij de organisatie en de sector
  • Continue ontwikkeling
  • Integriteit
  • Klantgerichtheid
  • Samenwerken
  • Open communicatie

Onze kantoren bevinden zich in centrum Brussel, op wandelafstand van het centraal station.