Vacature administratief medewerker (M/V) - tijdelijke versterking

In deze tijdelijke job verwerk jij de inschrijvingen voor onze horeca-opleidingen en zorg je voor een vlotte, correcte communicatie met de deelnemers. We bieden jou een voltijds contract aan t.e.m. februari 2020.
1574676870

Functieomschrijving

Wil jij je inzetten als administratief medewerker, dan word jij erg enthousiast van een job die…

  • sterk beroep doet op jouw administratieve en computer skills
  • jouw oog voor detail aanspreekt
  • beroep doet op jouw gedrevenheid om elke binnenkomende vraag zo snel mogelijk te beantwoorden

Dat klinkt vaag en algemeen, daarom geven we je graag een blik op de typische werkweek van een administratief medewerker bij Horeca Forma.

Een typische werkweek ziet er ongeveer zo uit ...

Maandag start je zoals elke dag om 8u30 met het controleren van de binnengekomen inschrijvingen. Je behandelt eerst de meest dringende en gaat daarna verder in chronologische volgorde. Er zijn er heel wat binnengekomen tijdens het weekend, dus je bent er wel de hele dag zoet mee. In de namiddag sta je in onze teamkalender genoteerd voor het telefonisch onthaal te doen. Dit wil zeggen dat jij de binnenkomende telefoons beantwoordt, zoveel mogelijk zelf behandelt en indien nodig, schakel je door naar de juiste collega.

Dinsdag begint op dezelfde manier als maandag. Later op de dag ondersteun je jouw collega’s Elke en Rein bij het verwerken van de inschrijvingen in onze bedrijfsopleidingen en Nederlands Op De Werkvloer, 2 andere vormen van opleidingen die wij verzorgen voor de Horeca. Aangezien er nog geen registratie was voor die horecazaak, dien je eerst nog een profiel aan te maken voor dat bedrijf. Dit doe je in onze digitale database, de ‘applicatie’. Dit doe je met de nodige nauwkeurigheid, de applicatie is immers de basis voor onze werking.

Woensdag zijn er niet erg veel inschrijvingen binnengekomen, tijd en ruimte voor iets extra’s. Je legt je oor even te luisteren bij je leidinggevende en collega’s om te kijken waar je nog kan helpen. Bart vraagt je of je hem wil helpen bij het inscannen van zijn dossiers, voor zijn digitaal archief. Dat is voor jou geen enkel probleem, na de nodige instructies ga je hiermee aan de slag en sla je de scans meteen op volgens de instructies van Bart.

Donderdag ga je meteen aan de slag met de binnengekomen inschrijvingen. Daarnaast zijn er bij Elke en Rein een aantal nieuwe dossiers bijgekomen waar je de verwerking van doet in de applicatie. In de namiddag legt Jolien je uit hoe je kleine aanpassingen doet op onze website en zet je de sessies op ‘volzet’ of ‘bijna volzet’, dit is een taak die je in de toekomst regelmatig zal uitvoeren. Tenslotte screen je alle binnengekomen evaluaties van onze opleidingen en signaleer je de zaken die opvallen; bijvoorbeeld wanneer er geen enkele evaluatie is binnengekomen voor een bepaalde training, een super leuke boodschap van een cursist, een klacht over de locatie, enzovoort. 

Vrijdag stap je niet af in Brussel-Centraal maar in Brussel-Zuid want je wordt verwacht op een externe locatie voor een teamvergadering met alle collega’s van Horeca Forma. Deze vergaderingen gaan ongeveer één keer om de 2 maanden door. Tijdens deze overlegmomenten werk je samen met collega’s van andere teams rond centrale thema’s binnen onze werking, luister je aandachtig naar belangrijke toelichtingen of volg je samen met collega’s een workshop. Op vrijdag stoppen we een uurtje vroeger, om 16u. De andere dagen van de week werkte je tot 17u.

Wij zoeken

  • Een detaillist die niet begint te duizelen van gegevenstabellen en formulieren, maar die met nauwkeurigheid gegevens kan ingeven in onze digitale toepassingen.
  • Een geboren planner, een organisatietalent die prioriteiten weet te bepalen en zich aan een planning weet te houden.
  • Interesse in de laatste digitale toepassingen en systemen. Jouw smartphone staat boordevol apps die de vele projectjes in je leven vergemakkelijken.
  • Betrokkenheid! Je hebt goesting om mee te denken, mee te doen! Samen voor een sterke Horeca.

Jij krijgt van ons

  • Een voltijds contract (39u/week) van bepaalde duur t.e.m. februari 2020.
  • Startdatum: zo snel mogelijk
  • Een aantrekkelijk verloningspakket volgens huisbarema en daarbij:
    • Groepsverzekering
    • Hospitalisatieverzekering + ambulante zorgen en tandzorg
    • Maaltijdcheques
    • Terugbetaling openbaar vervoer
    • 0,5 ADV dag per gepresteerde maand
  • Een prettige collegiale werkomgeving met een sterke passie voor horeca

Interesse?

Ben jij even enthousiast als ons over deze functie? Stuur dan jouw CV en motivatiebrief via mail naar Elke Hofmans (e.hofmans@horeca.be) vóór 6 december 2019.

Het sollicitatiegesprek plannen we op 10 december 2019.

    Wat doet Horeca Forma?

    Sectororganisatie Horeca Forma is er voor iedereen die in de horecasector (Paritair Comité 302) werkt of wilt werken. Met een professioneel opleidingsaanbod, advies op maat, inspiratie en nieuwe ideeën maken we horecamensen sterker op elk vlak. We staan hen bij, hun hele horecacarrière lang. Een greep uit onze dienstverlening:

    • We organiseren professionele opleidingen met een snel resultaat. 
    • We werken mee aan het horecaonderwijs van de toekomst.
    • We zetten in op duaal leren en zorgen dat horecabedrijven erkend worden als kwaliteitsvolle leerwerkplekken.
    • We trachten vacatures in de sector duurzaam in te vullen door opleidingstrajecten te organiseren voor werkzoekenden en opleidingsinitiatieven van andere partners te ondersteunen.
    • We zetten in op een succesvol personeelsbeleid.